A ferramenta 5W2H é bastante utilizada no mundo dos negócios, permitindo que as ações sejam organizadas. Ela pode ser utilizada para auxiliar a execução de um plano de negócios, deixando claro que atividades serão concretizadas, os responsáveis por elas e quando devem ser feitas. Seu funcionamento é bastante parecido com uma checklist e, visualmente, é agradável e fácil de entender, permitindo que até mesmo quem não tem domínio sobre a ferramenta a interprete.

Com uma metodologia simples, permite que as atividades sejam realizadas com maior sucesso, uma vez que há um controle sobre elas. A sua utilização pode ser feita de forma individualizada ou combinada com outras ferramentas de gestão, permitindo que se adapte às mais diferentes necessidades e modelos de negócio.

O que significa o 5W2H?

Depois de entender um pouco sobre a sua função, desvendar o significado de seu nome ajudará a compreender melhor o seu funcionamento. Ele é derivado da língua inglesa e indica AS SEGUINTES palavras:

• What (o que): indica a ação que será executada;
• Why (por que): é a justificativa para a tomada da ação.
• Who (quem): aponta o responsável pela execução da tarefa ou por seu gerenciamento.
• Where (onde): o local em que a ação acontecerá.
• When (quando): é o momento em que a ação deve ocorrer. Funciona como uma espécie de cronograma, podendo ter data de início e fim.
• How (como): explica como a ação deve ser executada. Aqui, são inseridos os passos e as etapas a serem seguidas.
• How Much (quanto custa): indica o valor da ação, podendo-se incluir recursos materiais e humanos nessa conta.

Como usar a ferramenta 5W2H no cotidiano da empresa?

Por ser bastante flexível, a ferramenta 5W2H pode ser utilizada em qualquer tipo de negócio, desde as tarefas mais simples do cotidiano, até as mais pontuais e complexas. Para começar a usá-la, é indicado montar uma planilha com os 7 itens.

Feito isso, é só preencher os campos com as informações requeridas, lembrando que é muito importante realizar tarefas que ajudem a resolver os problemas. Quanto mais detalhadas as informações, mais fácil ficará para que a pessoa que está lendo entenda. Então, clareza á fundamental!

Para que possa entender melhor, veja um exemplo de uma ação que pode ser implantada em um restaurante e que pode ajudar a manter a qualidade.

• What: Organizar os pratos ao lado do buffet.
• Why: Facilitar para que o cliente possa se servir.
• Who: Garçom.
• Where: Mesa de madeira ao lado do buffet de saladas.
• When: 30 minutos antes da abertura do restaurante.
• How: Fazer 4 pilhas com os pratos, dividindo os grupos em alturas iguais.
• How Much: sem custos adicionais.

Depois de ver um exemplo de como utilizar a ferramenta 5W2H, é fácil perceber que ela pode ser elaborada com facilidade e que as tarefas ficam mais organizadas e padronizadas. Por isso, a sua utilização na empresa proporciona mudanças perceptíveis e positivas — ao mesmo tempo em que gera a fidelização dos clientes.

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